Zelf evenementen organiseren
Zelf een evenement organiseren
Wil je zelf een evenement organiseren? Dan is het belangrijk om rekening te houden met verplichte veiligheids- en juridische aspecten.
Afhankelijk van het type evenement is het belangrijk om te bepalen aan welke veiligheidseisen voldaan moet worden. Dit verschilt namelijk per evenement en verandert ook regelmatig.
De informatie die je op deze pagina vindt, is gebaseerd op informatie uit het evenementhandboek van de Vereniging Voor Evenementen Makers. Hier kun je ook de meest recente informatie vinden. Op basis van onderstaande onderwerpen kun je stapsgewijs checken of jouw evenement voldoet aan belangrijke eisen. Je vindt ook links naar diverse checklists om te controleren of je geen belangrijke stappen gemist hebt.
Wettelijke eisen en vergunningen
Publieksveiligheid
Publieksveiligheid is een belangrijk onderwerp in de organisatie van evenementen. Om dit te bereiken is het belangrijk om een goede voorbereiding te hebben en samen te werken met diverse partijen. Hierin heeft de gemeente waar jouw evenement plaatsvindt ook een belangrijk aandeel.
Wettelijke eisen
Om een evenement te kunnen organiseren, moet je voldoen aan diverse door de overheid gestelde eisen en maatregelen.
Een uitgebreide toelichting per wet vind je op de site van de VVEM. Daarnaast is het verstandig om de gemeente waar jouw evenement plaatsvindt om meer informatie te vragen.
Vergunning
Het is verboden om zonder vergunning van de burgermeester een evenement te organiseren.
Binnen de verantwoordelijkheid van een organisator valt het aanvragen van een vergunning voor een evenement. De meeste gemeenten in Nederland maken gebruik van de 'Modelverordening van de Vereniging van de Nederlandse Gemeenten'. Hierdoor is enige standaardisatie in de afgifte van de juiste vergunningen ontstaan. Veel vereisten vanuit de 'Checklist Wettelijke Vereisten' komen terug in de vergunning.
Om een vergunning te verkrijgen, moeten er een aantal stappen genomen worden, namelijk:
- Informatie - De organisatie dient alle relevante informatie aan te leveren.
- Relatie analyse - Aan de hand van het soort evenement, het formaat ervan en de mogelijke risico’s die hierbij kunnen optreden, dient een passende procedure te worden gestart door de gemeente.
- Toetsing - Diverse diensten en afdelingen binnen de gemeente toetsen de aanvraag
- Advies en Vergunning - Ten behoeve van de besluitvorming door de burgemeester dient er een advies te worden geformuleerd door gemeentelijke ambtenaren.
- De Leges (Rechten) - Gemeentelijke of Provinciale belastingen op het verstrekken van afschriften van (gemeentelijke) documentatie of op andere administratieve handeling. Dit moet de organisator betalen.
Kortom; als organisatie moet je alle relevante informatie aanleveren bij de gemeente en uiteindelijk betalen voor de benodigde handelingen en documentatie om je vergunning te verkijgen.
Kijk op de website van jouw gemeente om te zien welke relevante informatie je moet aanleveren voor het aanvragen van een vergunning.
Media en communicatie
Evenementen trekken vaak veel media-aandacht. Afhankelijk van het formaat, de locatie en het type evenement kan dit variëren van lokale media tot wereldwijde media.
Organisatie en communicatie voor het evenement
Voorafgaand aan het evenement kan het zinvol zijn persberichten uit te sturen en berichten te plaatsen op social media. Op deze manier kun je toekomstige bezoekers enthousiast maken voor jouw evenement. Daarnaast kun je snel veel toekomstige bezoekers bereiken en kun je veel informatie over het evenement communiceren, zoals naam, data, tijden, locatie, programma, ticketinformatie, vervoer, etc.
Verder kan goede communicatie met de lokale media een belangrijke bijdrage leveren aan de snelle en efficiëntie informatievoorziening aan het publiek en de lokale bevolking. Denk bijvoorbeeld in het geval van uitverkoop, afgelasting of bij calamiteiten.
Organisatie en communicatie tijdens het evenement
Tijdens het evenement is het goed om foto’s en video’s te maken. Hier kun je later weer een aftermovie van maken, zodat je bezoekers nog eens kunnen nagenieten.
Zorg ervoor dat dit soepel en veilig verloopt en dat je bezoekers vooraf informeert over het feit dat ze gefotografeerd en gefilmd kunnen worden.
